PDCAサイクルとは？業務効率化と改善に必要な基本的手法を解説

ビジネス用語には「PDCAサイクル」というものがあります。PDCAサイクルは業務管理における品質管理の向上を視野に入れ、PDCAの順にサイクルを回して業務効率化を促します。
耳にして知っていても、いざ何をすればいいのか分からない人もいるでしょう。
そこでPDCAサイクルは何をするのか、メリット、注意点などを解説していきます。

評価制度に関する無料のお役立ち資料をご用意しております。
コラム記事と併せてこちらもご覧くださいませ。
・「人事評価制度の極意3つ」13ページの無料資料はコチラ
・「その評価制度で、本当に大丈夫？」無料の漫画資料はコチラ

PDCAサイクルとは

PDCAサイクルがどのようなものなのかみていきましょう。一般的な流れを解説しますが、組織によっては捉え方が異なる場合もあります。

■Plan（計画）
まずはPのPlanです。これは計画にあたり、目標を設定することから始めます。とはいえ、行き当たりばったりで目標を定めるのは意味がありません。そこで、目標の前に目指すべきゴールを設定することが大切です。
このゴールが目標となる「あるべき姿」であり、現状分析をすることでゴールとの差を比較して「ギャップ」を知ることが可能となります。品質面ではこのギャップが非常に重要となります。
このギャップを埋めるためにどうすればいいのかを検討して、対策を練っていくのがプランの全容といえるでしょう。

■Do（実行）
次にPlanを実際に実行していきます。この実行はただ単にプランを遂行するのではなく、進捗内容や結果が分かるようにしっかりと記録することが大切です。
最初に立てた計画が必ず成功するとは限りませんので、実行して失敗することや上手くいかない場合にも記録を残しておくようにしましょう。
また検証して評価しやすいように、実行の際にはできる限り数値化しておくのがベストです。

■Check（検証・評価）
実行した内容を検証して評価するのがチェックです。組織によっては、検証は実行と同時に行うこともあります。計画通りに進めることができたのか、期待通りの数値を残せたのか、という点を振り返ります。
計画が達成できた場合でも成功要因を検証し、計画通りにいかなかった場合はどのような要因があったからできなかったのか、これらをしっかりと数値と根拠を持って検証して評価しなければ意味がありません。

■Action（改善）
検証した評価を基に改善策を打ち立てていきます。改善する内容は最初に立てた「あるべき姿」とのギャップです。ギャップが完全に埋まれば今回の目標は完遂して、次の課題にチャレンジすればいいですし、まだギャップがある場合にはもう一度プランを組み立てていけるように考察します。
また、検証した結果で今回の計画を中止することも視野にいれることがあります。

こちらの記事もオススメ
「配属ガチャ」とは｜新卒が早期にやめる原因？起こる背景と防止策とは

PDCAサイクルの目的

PDCAは順に回してサイクルすることで効果が見込まれるものです。さまざまな企業やチーム単位で取り組まれていますが、きちんと意味があるビジネス手法といえるでしょう。

■業務効率化につながる
PDCAサイクルの目的は業務効率化につながることです。ゴールを明確にすることで、何をやればいいのか見える化が可能となり、活動するチーム全体があるべき姿（ゴール）をはっきりと確認できて、現状とのギャップを把握できます。
チーム全体の共有意識を持つことができますし、何度もサイクルを回すことでギャップを埋めていけますから、目標に近づくことでチームのモチベーションも向上しやすくなるでしょう。

[識学の評価制度]評価制度作成にお悩みでは？是非チェックしてみてください。
→評価制度の基本！正しい作り方を徹底解説｜NG事例も紹介

PDCAサイクルの注意点

PDCAサイクルの注意点を解説していきます。

■目標は明確化
挙げた目標が大まかで何となくなど、現状のギャップが大き過ぎてしまいます。これではどんな計画を組んでも、いつまでもギャップが埋まらずに無駄にサイクルを回すことにつながります。
チームが想像できるようなゴールにしなければPDCAサイクルも機能しません。設定する目標は明確化しておくように注意しましょう。

■安易な計画変更しない
PDCAサイクルは当初立てた計画を安易に変更するのは避けたほうが無難です。PDCAサイクルはむしろ、計画通りに遂行するのが大切であり、その方が検証や評価がしっかり行えるからです。計画を変更する場合は、もう一度目標を見直して現状把握も再調査してみましょう。

■リーダー不在
PDCAサイクルを回すにはチームリーダーの存在が不可欠です。現状調査の内容や計画通りに進捗しているかなど、PDCA全体を見回していく役割としてリーダーが必要となります。

■検証を怠らない
PDCAサイクルではしっかりとした検証が必要です。日々の通常業務もあるため、なかなか時間が取れずにいつまでも検証結果を確認できないことがあります。
そうならないためにも定期的に進捗を検証するようにしましょう。ちなみに、こういう指示を出すためにもリーダーは必要といえます。

【上司のお悩みあるある】
部下が会社の規律（ルール）・規範を守らない…どうしたらいい？
→【YouTube】識学上席講師大熊がそんなお悩みを解決！ 

PDCAサイクルのメリット

PDCAサイクルのメリットは、目標が明確化して改善に力を入れているのでギャップが埋まり、業務効率化につながることです。
PDCAがきちんと回っている職場では、チーム全体の意識も統一できていることになります。
その結果、職場のモチベーションも自然と高く、次に何をすればいいのか理解できているのもメリットといえるでしょう。

こちらの記事もオススメ
【同一労働・同一賃金とは】企業側のメリット・デメリットを解説

PDCAサイクルのデメリット

PDCAにもデメリットがあります。それは結果が出るまでに時間がかかり、形骸化してしまう恐れがあることです。
中長期的な計画になると、従業員にもやらされている感が出始めてしまい、本来の目標見失ってしまう人もいるものです。
また、現状調査から目標とのギャップを埋める考え方は前例を参考にする場合が多く見られます。確かに作業効率の改善になるものの、新しい何かを生み出すきっかけを潰してしまう懸念もあります。

こちらの記事もオススメ
損益分岐点とは？計算方法や求め方を具体例を用いてわかりやすく解説

PDCAサイクルに代わる新しい手法

PDCAサイクルが結果を出すのに時間がかかるとして、別の効率化を促す手法を模索している人もいるでしょう。そこで、PDCAに代わる手法を紹介していきます。

■OODAループ
OODA（ウーダ）は「Observe（観察）」「Orient（方針）」「Decide（意思決定）」「Action（行動）」の4つの頭文字を取っています。PDCAと違い、まずは観察することから始めるのが特長です。
アメリカの空軍から始まったとされており、刻々と変わる戦況に対して敵軍を観察し、状況を把握しながら戦術を考えて決断し、実行に移すという手法です。
ビジネスの分野でも常に状況は変化し続けており、臨機応変な対応を求められています。現状を観察してから方針を決定して決断を下すのでリアルタイムでの課題を対策することが可能です。

■STPDサイクル
STPDはSee（見る）、Think（考える）、Plan（計画）、Do（実行）の頭文字から成り立っています。
Seeは現状をよく見ることを指しており、先入観を捨てて事実だけを捉えます。その情報をThinkでよく考えて分析し、計画を練って実行していきます。
STPDに大切なのは主観的にならずに客観的な視点で見ることです。先入観にとらわれない現状を見ることで、正確な分析ができるようになります。

■PDRサイクル
PDRは短いスパンで課題を発見する手法です。Prep（準備）、Do（実行）、Review（評価）の頭文字を取っています。
PDCAのPは数字的な根拠が必要でしたが、PDRのPは準備ですので何をするのか目的や理由を考えるのみです。
Doで準備したものを行動に起こしていきます。Reviewでは評価となりますが、Checkの評価とは意味合いが異なります。
Reviewでは実際に業務をした自分たちが評価するのではなく、第三者に評価してもらい、客観的な視点から判断することが可能です。
PDCAよりも圧倒的にスピーディーに課題を解決することができるでしょう。

■DCAPサイクル
DCAPサイクルはPDCAの順番を入れ替えた手法です。頭文字はPDCAと同じになります。企業のDX化を取り入れる場合、Planがいつまでも決まらず、なかなか実行に移せないことが多々あります。
そこで、まずは実行することから始めて検証し、失敗となった要因を特定して改善案を立案してプランに落とし込むのです。
PDCAよりもスピーディーな改善ができるのが特長といえるでしょう。

こちらの記事もオススメ
アイスブレイクのネタ10選｜会議前やオンラインなど状況別に解説

まとめ

PDCAサイクルは業務効率化を図る上でも欠かせないビジネスの管理手法であり、品質向上にも重要といえます。ゴールを定めて改善してギャップを埋めていき、効率化を図りながらあるべき姿に近づいていきます。
PDCAサイクルは中長期的に時間のかかる手法です。スピーディーに結果がでない場合などは、新たなビジネス管理として「OODA」「STPD」「PDR」「DCAP」を取り入れてみてはいかがでしょうか。

こちらの記事もオススメ
【わかりやすく】アメーバ経営とは？メリット・デメリットと導入方法について解説

識学について詳しく知りたい方はこちら！

資料ダウンロード

無料セミナー