【識学】部署間連携の仕方とは？

はじめに

「部署と部署の連携があまり上手くいっていない」

「むしろ部署同士の仲が悪くなっている気がする」

「複数の部門を協力させるためにはどうすればいいの？」

このように悩んでいる経営者やマネジメント層の方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、「部署間連携の仕方」について分かりやすく解説させていただきます。部署間連携をよりスムーズにして、組織全体の生産性を上げていきたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

部署間連携の仕方とは

いきなりですが、皆さんはこのような経験ありませんか？

A部門とB部門があって、
「あっちの部門のせいで、うちの〇〇がダメなんだよ！」
「〇〇部署のせいで、うちが迷惑を被ってるんだよ！」
みたいに、部署間連携が全然スムーズにできていないようなケースです。

本来であれば、部門間で連携とか協力をして、しっかりと生産性を高め合ってほしいところでしょう。しかし、お互いが責任を擦り付け合っていたりとか、お互いの足を引っ張り合っていたりとか、お互いの不利益につながるような言動をしていたりとか。結果として、上手く部署間の連携ができずに、目標達成に向けて全然進めていない。このような様々な問題を抱えている企業さんって、結構多いと思います。

では、どうすれば良いのでしょうか。今回の記事では、「どうすれば部署間がしっかりと連携・協力できるのか」に関して、徹底解説させていただきます。

連携・協力は必要ない

結論から言いますと、部署間において、連携とか協力というものは絶対的にNGです。

「ん？何言ってるの？」と思われたかもしれません。「どうやったら連携・協力できるのか」という話をするはずなのに、「部署間の連携・協力はNGです」と言われたら、頭が混乱してしまいますよね。

たしかに部署間の連携とか協力が必要な場面はたくさんあるでしょう。

例えば、社員さんが毎月25日に次の給料が払われる、という場面です。

・営業とか現場サイドが、期日までに勤怠を締める。残業などの申請や承認を締める

・その締めたものを総務部門が給与計算する

・その給与計算されたデータをもとに、経理部門が振り込みを行う

このように、現場→総務→経理の3つの部門が連携・協力し合うことによって、毎月の給料が支払われているわけです。

そのため、事実として、ある意味で部署間の連携は必要不可欠なものだと言えます。では、「部署間における連携とか協力がNGだ」と言っている理由は何なのでしょうか。

これは、上長である皆さんが、部門間に連携しなさいとか協力しなさいとか言っちゃっていませんか？ということです。

例えば、「連携・協力しろ」と言われた2人が連携・協力した結果、上手くいきませんでした。この上手くいかなかったときの責任は、どこにあるのでしょうか。

もちろん、仲が良い人や責任感の強い人であれば、「私のせいで上手くいきませんでした」「〇〇さんは悪くないです」「全て私の責任です」みたいな感じで、手を挙げてくれるかもしれません。

しかし、内心はどうでしょうか。

「いや～〇〇さんが全然この辺やってくれないから無理だよ～」

「〇〇をこの日までに出してくれって言ったのに、出てこなかった。上司に報告したくないな」

このように、「連携・協力しなさい」と言われた部下同士や部門同士って、実は「相手側のせいだよね」みたいな思考になってしまう可能性があるんです。だから、結局のところ、連携・協力が上手くいかないわけです。

責任者を明確にする

では、どうすれば、連携・協力がスムーズに進むのでしょうか。

その答えは、ズバリ「責任者を明確にすること」です。

先ほどの給与計算をひとつ例に出しましょうか。営業・総務・経理という3つの部門が連携しなければならない。給与を支払うという業務に対して、小さな三角形を作り、責任者を1名置くんです。

例えば、総務部門の総務部長に、「給与の支払いに関しては全てあなたが管理しなさい」と命令するわけです。

・営業部門をいついつまでに締めさせなさい

・そして自分たちをいついつまでに締めさせなさい

・経理部門にいついつまでにデータを渡して、いついつまでに振り込みを完了させなさい

このように、「給料が振り込まれることに関しては、全て総務部長であるあなたが責任を負いなさい」「その代わり、給料に関することであれば、他部門に指示を出していいよ」と明確にしてあげるわけです。つまり、責任と権限をしっかり与えてあげることが必要なんですね。

ここまでの話を簡単にまとめておきましょう。

「この部門とこの部門をしっかり協力させたい」と上層部が思った場合、「協力してね」「連携してね」と伝えるのはNGです。

「この部門とこの部門は、この責任においてはA部門の〇〇さんが最終責任を負ってください」

「だからその責任を負ううえで必要になることについては、しっかりとB部門を稼働させていいですよ」

このようなマネジメントをすべきなんですね。

私が言いたかったのは、連携・協力そのものがNGなんじゃなくて、上司から連携してね・協力してやっていこうねと伝えるのがダメだ、ということです。

ちゃんと連携部分に責任者を1名置いておく。これが何よりも重要なんです。

だから、例えば「オフィス掃除をしましょう」となったときは、

・「オフィスが汚いのは全部〇〇部門の〇〇さんの責任になりますよ」

・「だからオフィス清掃のルールをあなたが作りなさい」

・「そして何か必要なものがあったら提案しなさい」

こうやってマネジメントしていくべきなんですね。

最初は慣れないかもしれませんが、ぜひ皆さんも、正しいマネジメントを心掛けてみてください。

本日のまとめ

最後までご覧いただきまして、誠にありがとうございます。今回は「部署間連携の仕方」について分かりやすく解説させていただきました。

重要なポイントをまとめると、以下の通りです。

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・「連携しなさい」「協力しなさい」はNG

・大切なのは、連携部分に責任者を1名置くこと

・責任と権限をしっかり与えることで、正しいマネジメントが可能になる

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