「業務の属人化発生要因とその防止」＿識学的観点で解説！

「従業員の離職や移動で引継ぎがうまくいかない」
　「重要な業務を特定の従業員にしか任せられない」

このような悩み抱えていませんか？

ここでは、「属人化」とは何なのか？その発生要因と防止方法を解説していきます。

 目次

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「属人化」とは？

業務やタスクの進め方や、状況について特定の人物しか把握できていないために、その人がいなくなると業務遂行に支障が出るような状況のことを意味する表現。(引用元:実用日本語表現辞典)

業務の属人化は、1人の社員が長い期間同じ業務を担当している、ノウハウの共有がなされない職場環境において発生しやすい傾向にあります。

業務担当者の異動や離職の際に、引き継ぎが不十分であった、またはなされなかった為に仕事が一気に回らなくなってしまった、こんな経験ありませんか？

担当者によって対応可能範囲が大きく変わってしまった、あるいはベテラン社員が不在のため特定の経理処理ができない等、多くの会社でこんな場面が散見されるかと思います。

「業務の進め方が分からない」、「誰が何を担当しているかが不明確」といった事態に陥ると、業務品質の低下や、全体の生産性低下に繋がる可能性が高くなります。

属人化した組織の問題点

・特定の個人の能力に依存した組織運営は、特に中小零細企業においては非常に多いのが実態であると推測されます。
・会社全体の売上の、50%近くが一人の優秀な営業マンに支えられている。
・WEBマーケティングの部署がなく、SNSの運用から広告出稿まで、全て若手の社員が担っている。

例を挙げればきりがありませんが、これらはいずれも非常に危険な状態であると言えます。
業務の属人化を解消する方法などは多くのサイトで紹介されています。

よくある手法としては、業務全体の工程を全て洗い出し、フローチャートを作成することで全体を可視化する方法があります。これによって業務全体のどこに負担が掛かっているか、どの工程を簡素化できるか等、問題点を発見し、分析をすることで改善に繋げることが可能です。

また、各業務ごとの社内マニュアルを整備することにより、より具体的な仕事の進め方やノウハウ共有が可能となり、業務を標準化することができますね。

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識学的な属人化の防止方法

そもそも、なぜ業務の属人化は起こってしまうのか。その根本的な要因を考えた時に、役職の設定方法や役割に対する考え方に原因があるということが言えます。

適材適所という言葉があるように、例えば「あの人はデザインが得意だから…」など、「あの人はマネジメント経験が豊富だから…」といった具合に、個人に合わせて役職を作っているケースがあります。

もちろん経験や適性を考慮することは間違っていないし、むしろ大事なことです。しかし個人の希望や適性に合わせて組織内の役職を設けるということは、個々人の能力に依存した組織運営となり、結果的に業務の属人化に繋がってしまいます。

それはなぜか？なぜなら人は動くからです。退職はもちろん、昇格や降格、部署移動等、組織内部でも人の移動は発生します。
よって、個人の適正や希望に応じて役職を作るのではなく、あくまで戦略実現のために必要な、機能としての役割を先に定義し役職を作ることが求められます。そこに人を当て込み、標準化の仕組みを整備することで役割の再現性が担保され業務の属人化を防ぐことが可能となります。

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まとめ

・業務の属人化は特定の社員への業務一極依存により発生しやすい。
・属人化は業務の停滞、品質や生産性低下の要因となる。
・属人化防止のためには、個人ではなく役割に基づいた役職設定が必須となる。

識学講師 岡田 康生

2011年法政大学キャリアデザイン学部卒業後シンガポールのオイルメーカーに6年間勤務。車両や重機、船舶を対象とした法人営業に従事し、中国、香港、マレーシア等の海外販売部門にて営業責任者を経験。
2017年に独立し、船舶用エンジンオイルの販売会社を立ち上げ5年間代表を務める。
販売事業と並行して漁業プラットフォームの運営や、大手食品会社との商品開発、鮮魚の海外販路開拓等、水産資源を活用した事業を展開。
チームのモチベーション維持を重視した自身のマネジメント手法に限界を感じていた時期に識学に出会い、大きな感銘を受ける。株式会社P-UP neoに入社し現在に至る。。