【例文付き】5W1Hの意味とは？順番やビジネスでの使い方を解説

ビジネスシーンで情報共有や現状把握のためには、正確な伝え方が求められます。相手にわかりやすく伝えるためのフレームワークが「5W1H」です。学生時代に英語の授業でも習う基本的な知識ですが、どのように使用すれば良いのでしょうか。

この記事では、5W1Hの意味や目的について解説します。ビジネスでの使い方と例文も紹介するため、具体的な活用方法を理解して実際に使用してみてください。

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5W1Hとは？意味や目的

正しい使い方を学ぶ前に、5W1Hとは何かについて確認しましょう。5W1Hの意味や目的を把握することで、ビジネスシーンでも勘違いすることなく使えるようになります。

■5W1Hの正しい順番と意味

まずは、5W1Hがそれぞれ何を表しているのかを確認しましょう。状況によって使い方はさまざまですが、正しい順番とそれぞれの意味は以下のとおりです。 

• いつ（When）
• どこで（Where）
• 誰が（Who）
• 何を（What）
• なぜ（Why）
• どのように（How）

実際に5W1Hを活用する際は、上記が基本的な正しい順番となります。各要素が何を意味しているのかとあわせて覚えておいてください。

■5W1Hはビジネスにおける基本のフレームワーク
5W1Hは6つの英単語の頭文字から構成されています。学生時代に英語の授業でも習う基本形ですが、ビジネスシーンでも活用できるフレームワークです。

相手に何かを伝える際、相手にもわかりやすい伝え方が求められます。5W1Hを意識することで、正確に情報を伝えられるようになります。
また、メールなどの文面でも5W1Hを活用することで、コミュニケーションが円滑に進むでしょう。

■5W1Hを仕事で活用する目的

5W1Hのポイントを押さえると、仕事のさまざまな場面で役立ちます。 

• コミュニケーションや情報伝達の改善
• 戦略会議や計画を立てる際の活用
• 情報を漏れなく伝える
• 改善点や新しいアイデアを生み出す

基本的な情報伝達に活用するのはもちろんのこと、改善点を見つける目的でも使われます。また、5W1Hで状況を分析することにより、新たなアイデアも生まれるでしょう。

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5W1Hのビジネスでの使い方と例文5つ

5W1Hの意味を理解していても、実際に正しく活用できているのか不安という人もいるのではないでしょうか。ここでは、5つの状況別にビジネスでの使い方を例文を紹介します。

■5W1Hの使い方1：社内でのコミュニケーション
5W1Hの基本となる使い方が、コミュニケーションです。ここでは、営業職が上司に対して新規顧客獲得に向けた進捗報告をする場面を想定しましょう。 

• いつ（When）：昨日
• どこで（Where）：取引先の〇〇社で
• 誰が（Who）：私が
• 何を（What）：弊社の製品Aに関する説明を
• なぜ（Why）：先方の要望で
• どのように（How）：資料と実際の商品を用いたプレゼンテーション形式で

このような流れで、上司に進捗報告をします。取引先の反応が良くなかった場合、どのようにして説明したのかを伝えると、改善点をもらいやすくなります。

■5W1Hの使い方2：思考を整理する
5W1Hは思考を整理する際にも役立ちます。ここでは、システム開発に遅れが生じている原因を会議で報告するために状況を整理する場面を想定しましょう。 

• いつ（When）：今日
• どこで（Where）：月1回の定例会議で
• 誰に（Whom）：社内の経営陣に
• 何を（What）：システム開発の遅れについて
• なぜ（Why）：人員不足と進め方の認識違いが生じた
• どのように（How）：1ヶ月の遅延のまま行く、もしくは人員を増やす

どのようにして報告するのかではなく、どのようにして遅れを改善するのかを伝えるのがポイントです。また、誰が伝えるのかではなく、誰に伝えるのかに変化しています。

■5W1Hの使い方3：マーケティング戦略の立案
マーケティングの現場では、3C分析やSTP分析などさまざまなフレームワークが活用されています。5W1Hも以下のように当てはめることで戦略立案が可能です。 

• いつ（When）：販売期間
• どこで（Where）：販売するチャネル
• 誰が（Who）：ターゲットになる人物像
• 何を（What）：製品・サービス
• なぜ？（Why）：販売する目的・ゴール
• どのように（How）：販促や集客のためのプロモーション

マーケティング戦略を立案する際は、さまざまな観点から物事を考える必要があります。ほかのフレームワークと同様の機能を持てる汎用性の高さが5W1Hの特徴です。

■5W1Hの使い方4：企画書・提案書の作成
企画書・提案書の作成目的は、相手の納得や了承を得ることです。内容が抽象的にならないようにするためには、5W1Hを活用して具体性を持たせることが大切です。
一例として、イベントを開催するための企画書・提案書の作成方法を見ていきましょう。 

• いつ（When）：いつ開催するのか
• どこで（Where）：どこで開催するのか
• 誰が（Who）：誰がターゲットなのか
• 何を（What）：何をするのか
• なぜ（Why）：なぜこのイベントを開催するのか
• どのように（How）：どのように行うのか

これらの項目が明確になれば、予算などを足していけます。5W1Hは客観的に物事を判断するために適しているため、積極的に活用してみてください。

■5W1Hの使い方5：デザインを考える

商品パッケージなどのデザインには、コンセプトや意味が込められています。ターゲットに合ったデザインを創出するために、5W1Hを活用してみましょう。
以下は、Webメディアにおける文字を大きくする意図を説明するための流れです。 

• いつ（When）：通勤するとき
• どこで（Where）：電車のなかで
• 誰が（Who）：ビジネスパーソンが
• 何を（What）：スマホでWebメディアを見る
• なぜ（Why）：仕事が忙しく目の疲れを感じている人が多い
• どのように（How）：ストレスフリーで文字を読める大きさにする

5W1Hの要素を検討することで、なぜこのデザインに至ったのかを論理的に説明できます。

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5W1Hと類似するフレームワークとの違い

5W1Hと類似するフレームワークに「5W2H」「5W3H」「7W2H」があります。5W1Hと何が違うのか、それぞれの意味について確認しましょう。

■5W2Hの意味とは？
5W2Hの順番とそれぞれの要素の意味は以下のとおりです。 

• いつ（When）
• どこで（Where）
• 誰が（Who）
• 何を（What）
• なぜ？（Why）
• どのように（How）
• いくら（How much）

5W1Hとの違いは「いくら（How much）」が増えたことです。予算を取り決める際など、金額の情報が必要なケースでは5W2Hを活用しましょう。

■5W3Hの意味とは？
5W3Hの順番とそれぞれの要素の意味は以下のとおりです。 

• いつ（When）
• どこで（Where）
• 誰が（Who）
• 何を（What）
• なぜ（Why）
• どのように（How）
• いくら（How much）
• 規模（How many）

5W2Hに「規模（How many）」を加えたのが5W3Hの特徴です。商品の販売数や仕入れ数など、金額に加えて数に関する情報が必要なケースでは5W3Hを活用しましょう。

■7W2Hの意味とは？
7W2Hの順番とそれぞれの要素の意味は以下のとおりです。 

• いつ（When）
• どこで（Where）
• 誰が（Who）
• 何を（What）
• なぜ（Why）
• どちら（Which）
• 誰に（Whom）
• どのように（How）
• いくら（How much）

5W1Hとの違いは「どちら（Which）」「誰に（Whom）」「いくら（How much）」が増えたことです。新規企画などより具体性を持たせたいケースで活用しましょう。

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まとめ

5W1Hはビジネスの基本であり、コミュニケーションの手法として重要です。常に意識することで、聞き上手としてのスキルも身につけられます。基本的な順番をマスターすることはもちろんのこと、状況によって応用する技術も重要です。さまざまなケースで活用できる有用なフレームワークを駆使して、業務を効率化していきましょう。

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