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日々仕事をしていくなかで、上司から「レジュメを作成しておいて」と言われるケースは少なくありません。頻繁に耳にする言葉ですが、意味や書き方を知らない人も多いのではないでしょうか。ビジネスシーンでレジュメの作り方を覚えておくのは重要です。
この記事では、レジュメとは何かについて詳しく解説します。また、レジュメの作り方・書き方のコツも紹介しているため、さまざまな場面での活用に役立ててみてください。
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レジュメとは？
大学の講義などで、レジュメという言葉を初めて耳にする人は少なくないでしょう。ここでは、ビジネスシーンで使われるレジュメの意味や作成する目的について解説します。
■ビジネスシーンで使われるレジュメの意味
レジュメとは、文章を要約したものを意味します。ビジネスシーンでのレジュメとは、会議やプレゼンテーションの内容を要約したものです。
会議の日程や場所はもちろん、話し合うテーマ・目的が記載されており、重要な資料の一つです。
ほかにもさまざまな分野で使われており、就職・転職活動では「履歴書」「職務経歴書」の意味で使われます。大学などの教育分野では「論文や研究テーマを要約したもの」です。
■レジュメを作成する目的
レジュメを作成する目的は、要点をわかりやすく簡潔にまとめることです。レジュメは顧客を招いたプレゼンテーションの場でも活用されます。
「お手元のレジュメに沿って内容をご説明します」といった具合に、資料を見ただけで内容を理解できるのがポイントです。そのため、詳細を省きすぎたレジュメでは目的に適わない可能性があります。
■アジェンダとの違い
レジュメと混同されやすい言葉の一つが「アジェンダ」です。アジェンダとは、計画や予定表などを意味します。会議であればどのような流れで議題が進むのかを明確にした進行表のことです。
タイムスケジュールが記載されているなど、アジェンダに沿って会議が進められます。会議の進行表が「アジェンダ」、内容を要約した資料が「レジュメ」です。
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会議用にレジュメ作成が必要な理由
会議用のレジュメは、当日の進行をスムーズに進めるために重要な役割を担います。ここでは、会議においてレジュメ作成が必要な理由を2つ解説します。
■話し合いの方向性や目的に共通認識を持たせる
レジュメは会議の概要がまとめられた資料であり、話し合いの方向性や目的に共通認識を持たせられます。参加者が会議のテーマや目的を理解できていないと、本題から話がそれる可能性があります。
時間だけが長引き、有意義な話し合いができないかもしれません。
会議用にレジュメを用意していれば、基本的にはその内容に沿った議論が行われます。参加者が話し合いの方向性を認識し、時間内に会議を終わらせられるのがメリットです。
■会議の無駄を省いて効率化させる
会議では参加者からのアイデアや意見をまとめる必要があります。レジュメから本題は何かを意識させることで、スムーズな進行に役立つでしょう。白熱した議論が飛び交うのではなく、いたずらに時間だけが過ぎていく会議は有意義とは言えません。
レジュメには、その日話し合うべき内容が簡潔にまとめられています。一つのテーマにどのくらいの時間を割けられるのかが把握できるため、会議の効率化につながります。
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レジュメの作り方｜4つの基本項目
レジュメを作る際に、何を盛り込めば良いのか迷うかもしれません。ここでは、レジュメの作り方として4つの基本項目について解説します。
■開催日時・場所
まずは、会議の基本事項に関する項目を設けましょう。会議の開催日時や場所に関する記載はもちろんのこと、話し合いのタイトルについても冒頭でまとめておきます。
レジュメの最初に「〇〇について」と記載することで、目的意識が高まります。多くの人が当たり前の項目と感じるかもしれませんが、誤認識を防ぐために詳細に記載することは大切です。
■話し合うテーマ・目的
次に、会議で重要となる話し合いのテーマや目的に関する項目です。冒頭で記したタイトルの補足のような感じで、箇条書きなどでまとめておきましょう。
会議用のレジュメの作り方で上手く伝えるためには、一目で内容がわかるようにすることです。事前に資料を読む際に内容が複雑だと理解するのが難しいのと同様に、レジュメでも簡潔さを意識しましょう。
■内容の要約
会議で何を話すのか、その内容の要約が書かれた項目も重要です。会議で話し合う内容や情報共有をしておきたいことが盛り込まれたレジュメの存在は、会議を効率的に進めるために役立ちます。
また、各項目がある場合は横に進行予定の時間を記載しておくと便利です。進行役と参加者が終了時間を意識しながら会議に集中しやすくなります。
■当日に配布する資料
レジュメの内容は簡潔さが基本になるため、会議や話す内容をすべて盛り込むことはできません。話す内容に説得力を持たせる意味でも、別に資料を用意しておきましょう。
会議用のレジュメには、当日に配布する資料についてもまとめておくと親切です。会議に向けて準備期間がある場合は、当日までに資料を印刷して参加者に配布することをおすすめします。
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レジュメを効果的に活用できる書き方のポイント
レジュメで上手く伝えるためには、読み手の負担を減らす工夫を取り入れることが大切です。ここでは、レジュメを効果的に活用できる書き方のポイントを解説します。
■簡潔かつ具体的に要点をまとめる
レジュメの書き方の基本は、要点を簡潔にまとめることです。伝えたい気持ちばかりが先行して詳細になりすぎると、レジュメとしての役割を果たせない可能性があります。
とは言っても、あまりにシンプルな内容にするのは逆効果です。レジュメを書く際は、細かすぎずシンプルすぎずを意識しながら、簡潔かつ具体的に要点をまとめるよう意識しましょう。
■具体的な数値を用いて伝える
レジュメは、会議などで話し合いを進めるための参考資料です。簡潔にまとめることが求められますが、必要があれば具体的な数値を入れることが大切です。
たとえば、売上の報告時に集計データがあると、参加者がイメージしやすくなります。数値ばかりに重点を置きすぎるとレジュメ作成に時間がかかりますが、客観的なデータは説得力を増すのに役立ちます。
■わかりやすいレイアウトを意識する
レジュメを読みやすく印象に残る内容にするためには、レイアウトにも気を付ける必要があります。凝ったレイアウトは不要ですが、最低限のデザイン性は求められます。
Webサービスでもレジュメのテンプレートが配布されているため、目的に合ったものとダウンロードしてみてください。レイアウトを意識することで、読みやすいレジュメになります。
■誤字脱字に注意する
誰しもミスは付き物ですが、作成後に誤字脱字がないかチェックしましょう。内容の誤りだけでなく、誤字脱字が多いと読み手を混乱させる可能性があります。
どれだけ準備期間が短くても、参加者へ配布する直前の最終チェックは怠らないようにしてください。レジュメを一人で作成している場合は、ほかの社員に確認してもらうと見落としを防げます。
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まとめ
レジュメとは、会議やプレゼンテーションの内容を要約したものです。正しく活用することで時間の効率化や誤認識の軽減につながります。
レジュメを作る際は基本項目を押さえておくのはもちろん、シーン別にテンプレートを用意しておくと良いでしょう。レジュメを活用する目的を理解して、効果的に伝えられるようにポイントを整理してみてください。
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【わかりやすく】アメーバ経営とは？メリット・デメリットと導入方法について解説
識学上席講師 大熊 憲二
2011年入社 ソフトバンク事業部に配属となり、史上最速の9ヵ月でマネージャーに昇進し、店舗拡大に貢献。
2014年モバイル事業部移動となり、業界全体が縮小傾向で低迷する中、200坪以上の超大型店等の新規出店に従事。
2016年に識学と出会い、識学に基づくマネジメントを徹底し、モバイル事業統括として史上初の年間目標完全達成を記録。
株式会社P-UP neo取締役常務執行役員兼識学上席講師として現在に至る。
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