業務スピードを上げるには？識学的視点で徹底解説！

さて、あなたはAさんとBさん、どちらを高く評価しますか？
① 商品の梱包作業を1時間で３０個できるAさん
② 商品の梱包作業を１時間で２０個できるBさん

作業の質が同じであれば、ほとんどの方がAさんを高く評価するのではないでしょうか？このように「同じ時間内で多くの業務をこなせる人＝業務スピードが速い人」は、どのような組織においても価値が高い存在となり得ます。

ここでは、識学的観点から「業務スピードの上げ方」を解説いたします。

 目次

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業務スピードを上げるメリット

業務スピードをあげるメリットは様々ですが、代表的な例を３つあげます。

１． 成長する業務スピードが速い人は、同じ時間内で多くの業務量をこなしています。つまり、短時間で多くの経験を積んでいるということです。１日に１つのタスクしかこなせない人と５つのタスクをこなせる人がいた場合、どちらの成長スピードが速いかは明らかです。

２． 評価される　冒頭でお話ししたように、同じ時間内で人よりも多くの業務量をこなせる人＝「生産性の高い人」はどのような組織においても重宝され、評価されます。同じ時間で多くの価値を生み出す人材は組織にとっても有益な存在であるからです。

３． 時間を有効活用できる　業務スピードが速い人は、残業時間が少なくなる等、プライベートな時間も多く持てます。家族との時間が増えたり、趣味に時間を使えたりと、限りある時間を有意義に使えるので、人生を充実させることにも繋がります。

業務スピードを上げる方法

 「完成度よりもスピードを優先する。」「すぐにメールを返信するなど、相手が存在する場合、自分にタスクを置いておかない。」など、業務スピードを上げる方法は様々ですが、特に重要なポイントをひとつだけご紹介します。

＜業務の優先順位をつける＞
業務に優先順位をつけられない人は、業務スピードが遅い人の典型的な例です。
例えば、A・B・Cの作業があった際に、Aの作業途中でBへ、そしてBからC、CからAと、与えられた作業を行ったり来たりするケースです。

なぜ、遅くなるのか・・？

想像してみてください。作業途中だったAに戻った際、どこまで進んでいたかを思い出す時間や資料を再度用意する時間等が発生していませんか？そうです。こういった時間がロスタイムとして積み上がっていく為、業務スピードが遅くなるのです。

もちろん突発的に作業を依頼され、作業途中でも新たな作業をしなくてはいけないケースもあります。しかし、重要なのはそこに「明確な優先順位を設定すること」です。

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組織の業務スピードを上げる方法

ここからは、マネジメントという観点から組織の業務スピードをあげる方法を２つご紹介します。

＜明確な指示を出すこと＞
　まずマネジメントとして重要なことは、期限設定や優先順位を明確にすることです。

これは、「業務の優先順位をつける」ということに繋がっていますが、部下は優先順位が決まっていない状態で作業を進めているケースが多くあります。

そのような状態だと、ロスタイムが発生し、組織としても生産が下がります。

よって、「これは今日の１８時まで」というように、上司が明確に期限設定を設けること。または、「その作業よりもこの作業を優先してほしい」と優先順位をつけ指示することが重要です。

そうすることで、部下の迷いはなくなり組織としての業務スピード、生産性はあがります。また、上司の指示が曖昧になるケースもある為、期限設定や優先順位が曖昧な場合、上司に確認するよう予め部下に指示しておくことも有効です。

＜部下の感覚よりもひとつ早い期限設定をすること＞
　部下が１時間あれば出来ると思っている作業に対して、上司が５０分でやるように指示をした場合、部下はどうするでしょうか？５０分でやってくる。もしくは５０分で出来なくても少しでも早く終わらせようと努力してきます。

一方、部下が５０分で出来ると思っている作業に対して、上司が１時間でやるように指示をしたらどうでしょうか？もちろん、５０分で終わらせる部下もいると思いますが、多くの部下が「１時間以内で終わらせればいい。」というような意識感覚になります。
　
つまり、組織の業務スピードや生産性は上司の時間感覚に左右されるのです。
（上司）「この作業いつまでにできる？」
（部下）「１７時までにはできます。」
（上司）「１６時までにお願い。出来る？」
（部下）「他の作業もあり１６時には間に合わないと思います。」
（上司）「なら、１６時３０分にしよう。」

こんなやり取りのイメージを持ってマネジメントしてみましょう。

まとめ

業務スピードを上げることは自身の価値を高めることに繋がります。

それぞれの業務に対して明確な期限設定を設けるだけでも、業務スピードの向上につながってくるので、「これは〇時まで！」と、ひとつひとつに期限を設けて取り組んでみてください。

識学講師 武澤 達巳

国立大学経済学部を卒業後、現東証プライム業界大手のスポーツクラブ運営企業に18年勤務。
インストラクターを兼任しながら従業員30名程度の小規模店舗から温浴施設も併設する従業員200名規模のビッグクラブまで計8店舗のマネジメントに従事。
数々の店舗でリニューアルを実施するなど精力的なマネジメントにより店舗の過去最高売上/最高利益の達成にも貢献。
また、マネジメントの傍ら、新規プログラムの開発や社内教育チームとして新入社員研修、トレーナー育成研修に携わるなどソフト面でも貢献。