ファシリテーションとは？求められる4つのスキルと手法を解説

会議では、立場や意見が異なる人が参加するのが一般的です。そのために、何時間をかけても結論に達しなかったという経験があるのではないでしょうか。
会議を円滑に進めるためのスキルとして、ファシリテーションが注目を集めています。

この記事では、ファシリテーションとは何か、その役割や手法を解説します。会議をスムーズかつ生産性を高めるためにも、最後まで読んで参考にしてみてください。

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ファシリテーションとは？

ファシリテーションと聞いて、司会進行役をイメージする人もいるかもしれません。まずは、ファシリテーションとはどのような役割を担うのかを確認しましょう。

■会議を円滑に進めるための技法のこと
ファシリテーション（facilitation）とは、会議やミーティングをスムーズに進めるための技法です。
その場を進行するだけでなく、参加者の意見を理解・整理する役割があります。最終的には議論を収束させ、適切なゴールへと導くサポート役です。

立場や意見が異なる会議では、ファシリテーターの存在は欠かせません。また、参加者が発言しやすいように資料を用意することもファシリテーターの役目です。


■ファシリテーターの目的と役割
ファシリテーターの目的と役割について、それぞれ紐解いていきましょう。

・目的：参加者が話しやすい雰囲気を作る
会議の流れが悪いと、ただ闇雲に時間が過ぎていきます。役職者が参加する会議では、参加者が発言を躊躇うことも少なくありません。
ファシリテーターの存在意義は、参加者が話しやすい雰囲気を作ることです。どちらかの意見に偏ることなく、中立の立場を貫きながら、参加者に意見を促していきます。

・役割：情報を整理して結論に導く
良い会議とは、時間内に設定された目標や目的を達成することです。さまざまな意見が飛び交い議論が白熱しても、結論に達しなければ意味がありません。
ファシリテーターは、情報を整理して結論に導くことが役割です。立場や意見が異なる人のまとめ役として、ファシリテーターが存在すると認識しておきましょう。

ファシリテーションを取り入れる3つのメリット

ファシリテーターが会議をまとめることで円滑に進められるでしょう。それ以外にも、会議でファシリテーションを取り入れるメリットが3つ挙げられます。

■メリット1：参加者が納得できる合意形成につながる
ファシリテーションを導入することで、異なる意見を一致させて結論へと達します。社内会議やプロジェクトの進行など、より良いものにするためにさまざまな意見が飛び交うものです。
議論が白熱しすぎて会議が長引くことは少なくありません。

また、参加者が上位の顔色を窺って本音を言い出せないこともあるでしょう。ファシリテーターは中立の立場を取りながら、参加者の意見を整理しながら結論へと導きます。


■メリット2：革新的なアイデア創出のきっかけになる
ファシリテーターの役割は、参加者の意見を引き出すことです。会議において発言しやすい雰囲気を作ることで、意見交換が活発化するでしょう。
参加者全員から意見を引き出すことで、これまでにない革新的なアイデアが生まれるかもしれません。

また、参加者から出された意見を否定しないことも役割の一つです。自分にはなかった発想を受け入れることで、常識に囚われないアイデア創出のきっかけになるでしょう。

■メリット3：メンバーのモチベーション向上が期待できる
時間が長くて生産性の低い会議は、参加者のモチベーション低下につながります。ファシリテーターが会議をコントロールすることで、議論を効率的かつ短時間で進められます。会議にメリハリが生まれれば、参加者のやる気も創出できるでしょう。

また、意見を出しやすい雰囲気になることも、モチベーション向上につながります。上司の顔色を窺うことなく気軽に意見を出しやすくなるのもメリットの一つです。


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ファシリテーションで求められる4つのスキル

ファシリテーターは会議を進行するだけでなく、多様な意見をまとめる必要があります。ここでは、ファシリテーションで求められる4つのスキルを解説します。

■スキル1：傾聴力

まずは、参加者の意見を聴くための能力が求められます。ただ話を聞くだけなら多くの人ができますが、ファシリテーションでは以下のような傾聴力を意識しましょう。

● 発言者の話を最後まで聞く
● 発言者に体を向けて、目を見る
● 発言者の意見に相槌を打つ
● 発言内容を要約し、オウム返しする

相手が話しやすい雰囲気を作ることもファシリテーターの役割です。会議資料などを見ながら聞くのではなく、姿勢や反応で示すような聴き方をすることが大事です。

■スキル2：理解力

参加者の意見を聴いていても、本質を理解していなければファシリテーターとしての役割は果たせていません。多様な意見が飛び交うなか、それらを瞬時に理解する必要があります。
理解力を高めるためにも、視野を広げたり、知識の絶対量を増やしたりしましょう。さらには、会議中にメモを取りながら意見を聞くことも意識してみてください。

■スキル3：質問力

発言者の説明が不十分だった場合に備えて、質問力も求められるスキルです。役職者の意見だと質問するのに躊躇する可能性もあり、ファシリテーターが率先して行いましょう。

● 具体的にどういうことでしょうか？
● それはこういうことですか？
● どのようなことが例に挙げられますか？

会議を円滑に進めるためにも、内容を掘り下げたり、認識をすり合わせたりする質問ができるように準備をしておくことが大切です。

■スキル4：整理力

最終的に参加者の意見を整理して、結論を導き出すのがファシリテーションの目的です。重要なポイントはどこなのか、会議で出た情報を整理する能力が求められます。
適切に整理ができていなければ、せっかくの議論が台無しになりかねません。また、結論へのミスリードにつながる可能性もあり、議論の全体像をつかむための重要なスキルです。


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会議におけるファシリテーションのやり方と事例

ファシリテーターは、会議の生産性を高めるために重要な役割を担います。最後に、より実践に近い形でファシリテーションのやり方と事例を見ていきましょう。

■会議前の準備段階

ファシリテーションの質を高めるには、会議前の準備が欠かせません。会議の目的や目標はもちろん、進め方や参加者の情報を確認しておきましょう。また、参加者が意見を出しやすいように資料の準備も大切です。会議で使用するツールは適切に作動するのか、会場の整備や備品は滞りがないのかなど、スムーズに進めるための準備を行います。

■会議中の進め方

参加者が揃って会議が始まったら、まずは活動の目標や目的を共有しましょう。いきなり議論をするのではなく、現時点での問題や課題を明確にします。そのうえで、何を話し合うのかや、どこから解決していくのかを認識させてください。参加者が共通の認識を持つことにより、話が脱線したり、結論までに時間がかかりすぎたりするのを防止できます。

■会議後の振り返り

会議が終わったら、議事録を作成して振り返りをしましょう。会議の結果や決定した内容をすぐに言語化することで、誤解や間違いを防げます。また、次回の会議における課題や問題点をまとめるのもファシリテーションでは重要です。会議が終わったあともスピーディーに動けるのが良いファシリテーターに求められる資質です。

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→【YouTube】正しい会議の進め方

まとめ

生産性の高い会議をするためにも、ファシリテーションスキルは必要不可欠です。とは言っても、すぐに身につけられるものではなく、日々の積み重ねで鍛えられます。会議中だけでなく、日常で触れる情報から本質を考える癖をつけていきましょう。この記事の内容を参考にしながら、ファシリテーションを実践してみてください。


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