マルチタスクができない人向け｜苦手克服のためのやり方やコツを解説

複数の業務を同時に処理することを「マルチタスク」と呼びます。
マルチタスクのスキルがあれば、プロジェクトをスムーズに進行できます。
では、複数のタスクを一挙に進めるためには、どのようなポイントがあるのでしょうか。

この記事では、マルチタスクが苦手な人向けにやり方やコツを解説します。
「マルチタスクが苦手で効率的な進め方がわからない」という人は、ぜひ参考にしてみてください。

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そもそもマルチタスクとは？

ビジネスの現場でもよく耳にするマルチタスクですが、どのような意味を持つ言葉なのでしょうか。ここでは、マルチタスクとは何かについてわかりやすく解説します。

マルチタスクの意味

マルチタスクとは、短時間で切り替えながら複数の作業をこなしていくことです。資料作成やメールの返信、営業連絡など、複数のタスクを同時に処理します。2つ以上の作業を行っている状況であれば、それはマルチタスクです。

 電話を受けながらメールを作成するといった同時進行もマルチタスクに該当します。パソコンで作業しながら複数のデバイスを使用することも一般的になりました。

マルチタスクとシングルタスクの違い

マルチタスクの対義語として挙げられるのが「シングルタスク」です。同時に複数の作業をこなすのがマルチタスクで、対するシングルタスクは一つの作業に集中することを意味します。次の作業に取りかかるのは、一つの作業を終えてからです。

 マルチタスクとシングルタスクは向き不向きがあり、どちらの能力が高いとは一概にいえません。業務内容によってはシングルタスクのほうが、生産性が上がる場合もあります。

マルチタスクができない・苦手な人の特徴

マルチタスクに苦手意識を覚える人もいるのではないでしょうか。では、どのような人がマルチタスクができないとされているのでしょうか。

完璧主義でミスをしたくない

「ミスをしたくない」という気持ちが強くなるほど、一つに集中したいと思うものです。慎重に物事を運ぼうとする傾向にあるため、マルチタスクに向いていません。特に男性に多い完璧主義者は、イレギュラーに対応することがストレスを感じやすくなります。目の前の作業に集中できるという特性もありますが、複数の作業を同時に進行することが苦手です。

こだわりが強く一つの仕事に集中したい

完璧主義に近い表現ですが、こだわりが強い職人気質であることもマルチタスクを苦手とする理由です。「一つのことに集中して、別の作業が一切進んでいない」という経験がある人も少なくないでしょう。複数の業務をこなす場合、優先順位や期日を意識しながら少しずつ進めるのが大事です。こだわりが強いと柔軟性に欠けて、効率的な対応ができません。

タスクの優先順位をつけるのが苦手

マルチタスクができる人は、ある程度仕事の優先順位を決めています。AとBのタスクを抱えている場合、どちらも早急に最後まで進める必要があるのかを考えます。マルチタスクを苦手とする人は、何をすべきなのかスケジュール管理ができていない場合がほとんどです。タスクの優先順位をつけられないことが、マルチタスクを苦手とする一つの要因です。

マルチタスクのメリット・デメリット

マルチタスクが得意、もしくはシングルタスクが得意かは人それぞれです。業務内容によってはマルチタスクのスキルを欲している人も少なくないでしょう。ここでは、マルチタスクを身につけるメリット・デメリットについて解説します。

●メリット

・同時進行で複数の仕事がこなせる

マルチタスクの最大のメリットは、同時進行で複数の仕事がこなせることです。納期や締め切りが同じ業務を請け負えるため、より仕事を任せられるようになります。突発的な対応や急な方向転換にも対応しやすく、上司から高い評価を受けられるでしょう。

 適したサイクルや流れをつかめば、シングルタスクよりも効率よく仕事を進められます。他の仕事が停滞することを防げることも、マルチタスクのメリットです。

・全体像を把握できる

マルチタスクができれば、より多くの仕事を請け負うようになります。複数のタスクを同時に進行することで、各作業の関係性が明確化されるでしょう。全体像を把握し仕事に対して客観的な視点が持てれば、潜在的な課題にも気づきやすくなります。

業務をスムーズに進められるようになり、コミュニケーションが活発化されることもメリットの一つです。スケジュールややり方に変更が出た場合、素早く対応できます。

×デメリット

・キャパシティオーバーしやすい

マルチタスクのスキルはメリットも多いですが、無理は禁物です。人それぞれに向き不向きがあるため、キャパシティを超えてオーバーワークになるおそれがあります。その結果として、スケジュールに遅れが生じて、全体的な業務効率が下がるかもしれません。

 仕事は量を抱えすぎるほど、同時にこなすことが難しくなるものです。焦りやすくなるというデメリットもあり、トラブルやミスを引き起こす原因にもなります。

・切り替えが難しく生産性が低下する

マルチタスクをする場合、時間ごとに区切って複数の業務をこなすのが基本です。区切りの良いところで次の仕事に取りかかりますが、切り替えが難しいでしょう。一つの仕事でトラブルなどがあった場合、別の仕事にネガティブな感情を持ち込むこともあります。

 一見効率の良いマルチタスクですが、実際は一つの作業に集中したほうが効率は上がるとされています。結果的に、マルチタスクによって生産性が下がるかもしれません。

マルチタスクができるようになるためのやり方

マルチタスクが得意な傾向にあるのは、脳内での切り替えが早い人です。しかし、マルチタスクが苦手な人でもコツをつかめばできるようになります。ここでは、マルチタスクができるようになるためのやり方を3つのステップに分けて解説します。

ステップ1：タスクを書き出して細かく分類する

まずは、やるべきタスクを把握するために書き出します。ただ書き出すだけではマルチタスクができるわけではないため、それを細かく分類することが大切です。優先順位・仕事量・必要な時間などを見える化し、スケジュールに落とし込みやすくします。

マルチタスクを行うためには、全部の業務をシングルタスク化しましょう。一つの仕事を細かく分類することで、いつまでにどこまですべきなのかを把握できます。

ステップ2：120分ごとに時間を区切りタスクを割り振る

「タスクを終えるまで次に進まない」という思考は、マルチタスクには不向きです。完璧を目指して時間をかけるのではなく「70点で良いからとりあえず終わらせる」など、達成レベルではなく時間を優先して取りかかる方法があります。

 業務内容で調整することもありますが、120分ごとに時間を区切ると良いでしょう。時間を区切って時間内に終わらせるという意識づけが大事です。

ステップ3：関連業務はまとめてこなす

マルチタスクを効率化させる方法が、関連業務を同じ時間帯にこなすことです。電話をかける、メールを確認するなど共通のタスクはまとめて取りかかりましょう。

どれだけ作業に集中していても、途中で業務が入れば効率化は難しくなります。一日のうちに何をどのタイミングで行うのかを決めておけば、精神的なストレスも軽減できます。そのためにも、作業中はできるだけ集中できるような環境づくりが大切です。

まとめ

マルチタスクのスキルを身につけることで、同時進行で複数の仕事ができます。一方で、デメリットもあるため、マルチタスクだけにこだわらないように注意が必要です。仕事の内容に応じてマルチタスク・シングルタスクを使い分けましょう。無理してマルチタスクを意識するとミスやトラブルにつながりかねないため、上手な活用が求められます。

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