人材育成マニュアルが必要な3つの理由｜作成方法と注意点も解説

スタッフを多く抱える会社にとって、人材育成は大きな課題でしょう。そのため、いざ行おうと思っても適切な方法がわからないことも多いのではないでしょうか。そんな時に役立つものが適切なマニュアルです。

この記事では、人材育成のためにマニュアルが必要な理由に加え、効果的に運用できるマニュアルの作成方法と注意点について、詳しく解説します。

 

 
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人材育成マニュアルの必要性

最初に、人材育成のためのマニュアルが必要な理由について解説します。

「聞く」というハードルの緩和

新しく部署に移ってきた人や、新入社員が嫌なのは、忙しそうに動いている先輩を呼び止めて、仕事のやり方を聞かなければならないことです。また、口頭で伝えられるだけだと、どこまで覚えて、どういう状態になったら自由に動けるようになるかが把握しづらいということもあります。

再度聞いてはいけないという雰囲気を出す文化自体はよくないですが、そのような文化でなくとも聞きにくい実態があります。

プレッシャーからの解放

営業をはじめ、「当たって砕けろ」「理屈はいいからやってみろ」という状態になっている会社は、少なくありません。そのため、マニュアルがあれば新人はプレッシャーを感じずに業務ができるようになり、業務がわからなくなってもマニュアルを見直せば済む場合がほとんどになります。

顔色を伺うことなく自力で業務の復習ができることは、心理的にとても楽にもなるのです。

成長意欲の促進

一通りマニュアル化して、検索できるようになれば、マニュアルに沿って個々人の意思で仕事を進めることもできるようになります。マニュアルを見ながらであれば、それを確認しつつ業務ができることに加え、時間があるときに他のマニュアルも見ながら予習や新しい業務への渡来ができるようになります。

マニュアルに沿って動けるようになれば、マニュアルそのものが人材を成長させてくれるようにもなるのです。

 

人材育成マニュアルの作成方法

ここでは、人材育成マニュアルを作成するための方法について解説します。

目的・用途を明確にする

一口にマニュアルといっても、職場や職種・環境や状況によって運用用途・目的は大きく変わります。マニュアルはただ漠然と作ればよいわけではなく、使う人・場面・どのようになってもらいたいのかなど、具体的に想定する必要があります。

また、使う人や場面によって伝えるべき内容も変わるため、用途を明確にしておくことも大事です。

業務内容・手順を整理する

マニュアル作成の際には、記載したい業務内容や作業手順など、まずは情報を洗い出し、整理するところから始める必要があります。

その際には、なるべく多くの人から情報を得ることを心がけ、漏れがないようにする必要があるでしょう。また、会社に貢献してくれる人材の育成を目指すためには、目の前の業務内容や作業手順だけではなく、業務全体の理念や考え方を伝えることも大事です。

伝える範囲を明確にする

マニュアル作成を行うときは、マニュアルに記載したい内容を厳選し、伝えるべき内容を明確にすることが不可欠です。

マニュアルに必要なことだからと言って、複数の要素を詰め込みすぎてしまうとかえって見辛くなってしまいます。それだけでなく、効率化のために作られたはずのマニュアルが、かえって効率を下げる要因となってしまうこともあるため、要素は厳選して入れなければなりません。

従業員が「これさえ見ておけば安心出来る」と思えるマニュアルを作るためにも、要素はしっかりと精査しましょう。

 

人材育成マニュアル作成時の注意点

ここでは、人材育成マニュアル作成時の注意点について解説します。

正しく運用されているか

マニュアル作成時には、そのマニュアルが本当に正しく運用されているかどうかを効果測定するまでがセットです。

マニュアルを読むのはあくまでも「人間」であるため、読む人間が異なればその解釈も変わってしまいます。誰が読んでも一定の効果が図れるよう、マニュアルは都度その効果を検証し、効果測定を行うことが望ましいでしょう。

定期的に更新をしているか

マニュアルとはいえ、長い間運用し続けていると、時代の流れや会社の方針転換などによっていずれは形骸化してしまいます。

マニュアルを形骸化させないためには、一定の期間で定期的に更新をすることが重要です。日々変動する日本経済を意識するように、マニュアルを取り巻く状況も日々変わっていきます。時流に合わせてマニュアルを更新するのも、人材育成のためには必要な作業なのです。

いつでも閲覧可能か

マニュアルを利用する大前提としては、「いつでも確認できるようにしておく」ことが必要です。必要な時に必要なだけ閲覧することが出来ると言うのも、マニュアルを運用する上では重要になります。

万が一、マニュアルが閲覧しにくい場合は、効果的に運用することは難しいでしょう。マニュアルを閲覧するというプロセスが従業員の中で省かれてしまう可能性があり、マニュアルを作成する意味がありません。マニュアルはいつでも誰でも閲覧することが可能な状態にしておきましょう。

視覚的にわかりやすいか

マニュアルを作成する際は、視覚的にもわかりやすい物を作成することを心掛けましょう。

視覚は、人間の感覚器官の中でも最も情報のインプットが大きい項目です。そのため、人間はまず視覚から得られた情報で物事を判断するという性質を持っています。

そのため、視覚的にわかりやすい情報を網羅することで、マニュアルの理解度を上げるだけでなく、運用面での効率を上げる事も出来るでしょう。

確認するタイミングは明記してあるか

マニュアルに網羅する項目には、必ず「どのタイミングで見るべきか」という点も明記しましょう。

マニュアルに手順のみを網羅しても、説明としては十分でも効果としては不十分になる可能性もあります。言い換えれば、マニュアルを見るべきタイミングがわかれば、そのタイミングで必要な情報を効果的に従業員が得られることになります。

マニュアル→実践の流れがとれているか

マニュアルの内容を把握することはもちろん重要ですが、マニュアルの内容ばかりに固執していても成長は見込めません。

マニュアルの内容を把握することはもちろんですが、大切なのはそれを実務として実践できるようになることです。マニュアル→実践の流れがしっかりととれるような環境を整えるのも、マニュアルを作成する上では非常に重要です。

 

人材育成マニュアルに組み込めないもの

ここでは、人材育成マニュアルを作成する際に組み込むことができないものを解説します。

個々人のノウハウ・経験

どんな会社にも、従業員それぞれが持っている知識やスキルといったノウハウがあります。一従業員に帰属する知識は、なかなかマニュアルを用いて伝えられるものではありません。

従業員それぞれに帰属するノウハウを教えるためには、マニュアルではなくそれぞれの従業員に合った方法で情報共有を試みることが大切です。

ロールプレイングありきのスキル

ビジネスマナーやコミュニケーションスキルなど、ロールプレイありきでのスキルはマニュアルに組み込むことはできません。マニュアルを活用して「知識」を学ぶ事はできますが、このようなスキルはロールプレイや実践を通して学ぶ方が効果的です。

コンプライアンス

コンプライアンスは時代によって変化するものであるため、このような流動性の高い内容もマニュアルに組み込むことはできません。

仮にコンプライアンスのマニュアルを作って研修を行ったとしても、問題に対応しきれないことはもちろんですが、頻繁にマニュアルを作り替える必要があるため、かえって非効率になってしまうでしょう。

 

まとめ

人材育成は、会社の永久の課題であると言ってもよいでしょう。しかし、その課題をマニュアル化することが出来れば、どのような場面・状況においてもマニュアルが人材成長を促すことも可能になります。効果的に人材育成を行うために、マニュアルの作成は必須であるともいえます。

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